Die Bedeutung einer ordnungsgemäßen Reiseaufzeichnung

Was ist ein Fahrtenbuch?

Das Wort sagt alles: Ein Fahrtenbuch ist eine Aufzeichnung der mit einem (Geschäfts-)Fahrzeug zurückgelegten Fahrten. Eine Fahrtenbuchführung umfasst insbesondere eine genaue Aufzeichnung der gefahrenen Kilometer. Die ordnungsgemäße Registrierung einer Reise ist mit einer Reihe von rechtlichen Anforderungen verbunden. Wir listen sie auf.

Die Anforderungen an eine gute Reiseaufzeichnung

Auch die Art des Fahrzeugs spielt eine Rolle. Aus dem Fahrtenbuch muss hervorgehen, um welche Art von Fahrzeug es sich handelt und von welcher Marke und welchem Typ. Dabei geben Sie auch die Zulassungsnummer an, damit bei Bedarf alles überprüft werden kann.

Bei einer Fahrtenbuchführung geht es natürlich in erster Linie um die mit dem Fahrzeug zurückgelegten Fahrten. Für diese Fahrten müssen ziemlich viele Details aufgezeichnet werden. Zum Beispiel, an welchem Tag die Reise stattfand und wie hoch der Anfangs- und Endkilometerstand des Fahrzeugs war. Auch das Start- und Endziel muss angegeben werden. Wenn Sie eine von der üblichen Route abweichende Strecke gefahren sind, z. B. wegen einer Umleitung, sollten Sie dies ebenfalls erwähnen. Auch nicht unwichtig: War es eine Geschäftsreise oder eine private Reise? Denken Sie auch daran, dass die Hin- und die Rückreise als zwei getrennte Reisen betrachtet werden.

Was ist, wenn Sie eine Geschäftsreise mit einem privaten Ziel verbinden, weil Sie ohnehin in der Gegend waren? Das registrieren Sie auch. Sie erfassen die geschäftlichen Kilometer der Reise und zusätzlich die privaten Kilometer, die Sie im Vergleich zur üblichen Geschäftsroute zusätzlich gefahren sind.

Warum ist eine ordnungsgemäße Reiseanmeldung wichtig?

Wozu der ganze Aufwand? Die Antwort ist einfach: Eine ordnungsgemäße Reiseanmeldung ist für die Steuerbehörden wichtig. Der Grund dafür ist, dass das Finanzamt Ihnen nicht erlaubt, ein Geschäftsfahrzeug für private Fahrten zu nutzen. Pro Jahr dürfen Sie nur 500 Kilometer mit einem Geschäftsfahrzeug privat fahren. Wenn Sie mehr Privatkilometer machen, müssen Sie für das betreffende Auto zusätzliche Steuern zahlen.

Was ist eine zusätzliche Steuer?

Die Zusatzsteuer ist ein Prozentsatz des Katalogwerts des Fahrzeugs (oder des Tageswerts bei Fahrzeugen, die älter als 15 Jahre sind). Wie viel Prozent das sind, ist je nach Fahrzeug unterschiedlich. Bei den meisten Neuwagen liegt er derzeit bei 22 %. Ist das Auto (lokal) CO2-emissionsfrei? Dann gilt ein Satz von 16 %. Für Fahrzeuge, die älter als 15 Jahre sind, beträgt der Satz 35 %. Dieser Prozentsatz wird als Zusatzeinkommen bezeichnet, da der betreffende Betrag jeden Monat als zusätzliches Einkommen zu Ihrem Gehalt hinzugefügt wird. Sie werden also mehr Einkommensteuer zahlen.

Die Bedeutung einer ordnungsgemäßen Reiseaufzeichnung

Ein gutes Fahrtenbuch ist daher sehr wichtig, damit Sie nachweisen können, wie viele geschäftliche und private Kilometer Sie mit dem Auto gefahren sind. Auf diese Weise können sowohl Sie als auch die Steuerverwaltung sicher sein, dass Sie nicht zu viel oder zu wenig Steuern nachzahlen. Sie fahren nie private Kilometer mit dem Geschäftswagen und müssen daher keine zusätzliche steuerpflichtige Leistung erbringen? Dann ist die Fahrtenregistrierung noch wichtig, denn Sie müssen überzeugend nachweisen können, dass Sie keine privaten Kilometer fahren.

Vorteile der automatischen Reiseaufzeichnung

Natürlich können Sie die gefahrenen Fahrten auch manuell erfassen, z. B. in einem Excel-Dokument. Viel bequemer ist es, einen automatischen Fahrtenschreiber zu verwenden. Vor allem, wenn Sie den Kilometerstand mehrerer Fahrzeuge verfolgen müssen, wie z. B. bei Flottenbetreibern. Sowohl der Administrator als auch der Benutzer können auf einen Blick sehen, wie viel mit jedem Fahrzeug gefahren wird und um welche Kilometer es sich handelt. Auch ein Fahrtenbuch zur Vorlage beim Finanzamt ist per Knopfdruck verfügbar. So spart die automatische Fahrtenaufzeichnung im Vergleich zur manuellen Aufzeichnung viel Zeit.

Ein weiterer Vorteil ist, dass viele automatische Fahrtenschreiber auch einen unmittelbaren Einblick in das Fahrverhalten des jeweiligen Fahrers geben. So kann ein Arbeitgeber sehen, wie seine Mitarbeiter mit den Fahrzeugen umgehen. Es kann auch ein Belohnungssystem für sicheres und sparsames Fahren eingerichtet werden.